申告書が見当たらない!!そんなときには申告書等閲覧サービスを利用しよう!

税理士友野
税理士友野

「この前出したはずの申告書のコピーが見つからない!」「亡くなった父親が出した過去の申告書の控えが見当たらない!」など、あるはずと思っていた申告書控えが見つからないとあせりますよね。

そんな場合でも所定の手続きをとると過去に提出した申告書を即日無料で閲覧(見てたしかめる)したり、写真として撮れたりできます。開示での請求だと手数料としてお金がかかっていたものが無料でたしかめられるのは申告者にとってありがたい話ですよね。

混同されやすい「閲覧請求」と「開示請求」のちがい、具体的な閲覧請求に関する方法について、つぎの章から詳しく説明していきます。

申告書等閲覧サービスってなに?

一般の人には聞きなれない申告書等閲覧サービスについて、簡単に説明しますと、このサービスは税務署へ過去に提出した申告書等を閲覧できるサービスをさします。これまで提出した申告書の控えを失くしてしまったが内容をたしかめたい!というときに、このサービスを使用して過去の申告書が閲覧できるようになりました。

ですが、このサービスは「閲覧(みる)」のみで「写し(コピー)」をとることができません。カメラやスマートフォンなどで写真撮影はできますが、動画撮影はできません。今までは閲覧のみでコピーもできなかったため、必要な内容はその場で手書きにて書き写す作業が必要でした。

ですが、令和元年9月の改正によりスマートフォンやカメラなどでの撮影ができるようになったため、ずいぶんと進歩したサービスとなりました。

つづいて、閲覧・写真撮影できる対象の文書を下記のとおり紹介します。

  • 所得税申告書
  • 法人税申告書
  • 復興特別法人税申告書
  • 消費税及び地方消費税申告書
  • 相続税申告書、贈与税申告書、酒税納税申告書、間接諸税の申告書
  • 届出書、請求書、報告書等、納税者がこれらの申告書等に添付して提出された書類(青色申告決算書や収支内訳書などをさします。)

さまざまな申告書を閲覧・写真撮影できることがわかりますね。このサービスについて、閲覧するための方法や具体的なながれについて次の章からさらに詳しく紹介していきます。

申告書等を閲覧するための2つの方法

過去に出した申告書などの申告内容を確認するには2つの方法があります。

閲覧請求

申告者本人もしくは代行者(代理人)が、税務署の窓口で過去に出した申告書の内容を閲覧することができます。代行者が閲覧するには、基本的に申告者本人からの直筆の委任状が必須です。閲覧する際には手書きでたしかめたい内容を書き写したり、写真を撮影するのも可能です。

すぐに申告書等の内容を確認したい方におすすめの請求方法です。ですが、閲覧請求では紙媒体での申告書控えを受けとることはできません。

開示請求

申告者本人または代行者が、税務署窓口もしくは郵送にて保有個人情報開示請求書を提出します。後日、確定申告書等の控えを紙媒体で受け取ることができます。ですが、開示請求は申請から確定申告書等の控えを受け取るまでに約2週間から1か月ほどの時間が必要となります。すぐ申告書等の控えを取得したい方には向いていない請求方法といえます。

申告書等閲覧サービスを利用した場合の具体的なながれ

今まですべての必要な内容を書き写していたことと比べるととても便利になりましたが、この閲覧請求は紙媒体での確定申告書等の写しをもらうことはできません。ですが、申告書等閲覧申請書を記入し税務署窓口で提出することで、即日申告書の内容を見てたしかめ、写真に収めること等ができます。閲覧請求のおおまかな流れは下記のとおりです。

  1. 申告書等を出した税務署で申告者本人が申告書等閲覧申請書を記入、押印して提出します。代行者が提出する場合は上記にくわえて申告書本人が記入、捺印した委任状が必要です。
  2. 閲覧希望する申告書等をたしかめ、必要であれば手書きでメモをする、または写真撮影します。

閲覧できる対象者は?

申告者本人と代行者が閲覧対象者となります。代行者の範囲は申告者が個人か法人かでかわります。

【「申告者本人」にあてはまる場合】
  • 法人の代表者:法人が提出した申告書等を閲覧する場合
  • 相続人:申告した人が亡くなっており、かわりに相続人が申告書等を閲覧する場合

必要書類はなにがいるの?

申請する人にとって必要書類がちがいます。申告者本人、代行者が申請する場合での必要書類を説明していきます。

必ず必要となるもの

  • 申告書等閲覧申請書
  • 運転免許証、マイナンバーカードなどの本人確認書類(原本)
  • カメラ、スマートフォンなど
  • 筆記用具(メモ帳、ペンなど)

相続人が申請する場合

  • 相続人の場合には追加で以下の書類が必要となります。

相続人全員の関係性がわかる戸籍謄本か抄本または法定相続情報一覧図の写し(図形式)

(申請する前から30日以内に発行されたもの)

閲覧申請する代行者以外の相続人全員の実印を押印した委任状

閲覧申請する代行者以外の相続人全員の印鑑登録証明書(原本)

つづいて、未成年者または成年被後見人の方の代行をする場合や納税管理人が手続きする場合には別途必要となる書類が異なります。

手続きが面倒であれば税理士などの士業に依頼することも可能です。

委任状の記入の仕方の注意点

ここで今まで紹介してきた必要書類のなかにあった「委任状」の記入について、例をあげて記入のしかたを紹介します。

まず、国税庁のホームページに委任状が掲載されているので、表示・印刷の上、手元に用意してください。下記にURLを貼り付けますので、確認の上、印刷をお願いします。

国税庁ホームページ(こちらのページの下の方に、様式1-2「委任状」(PDFファイル/163KB)のファイルがあります。)

<委任状の記入のしかた>

つぎのケースで委任状の記入を考えてみましょう。

  • 配偶者が代行者
  • 申告書を作成するために必要
  • 令和元年から2年分の所得税確定申告書が必要
  • 書き写しと写真撮影を希望

委任状を記入するのは代行者ではなく、代行者に申請を依頼する申告者本人(委任者)が直筆で記入します。記入する内容は下記のようになります。

【委任状の記入内容】
  • 一番上の「代行者の住所と氏名を記入する」項目:手続きを行う代行者の住所と氏名を申告者本人が直筆で記入します。
  • 「委任者の関係」項目:「配偶者・4親等以内の親族」にチェックをつけます。
  • 私は「申告書の作成に必要なために」または「申告内容や特例等の申請事績などの見直しや確認に必要なために」上記の者を代行者と定め、下記に記載したとおり書類を閲覧することを委任します。の項目:「申告書の作成に必要なために」にチェックをつけます。
  • 「税目等」項目:「所得税」にチェックをつけます。
  • 「閲覧する申告書等の事業年度等」項目:令和元年から2年分と記入し、チェックをつけます。
  • 「対象書類」項目:「確定申告書」にチェックをつけます。
  • 「閲覧時の方法」項目:「書き写しのほか、写真撮影が可能とされた書類は撮影を希望する(撮影した写真は上記の「閲覧目的」以外で利用しない)」にチェックをつけます。
  • 「日付と委任者の住所、氏名、電話番号」項目:申告者本人が直筆で記入します。

委任状に付属の「委任状の記載要領等」もよく読み記入もれがないか、たしかめておきましょう。

手数料はいくら?

手数料は無料です。

閲覧するための注意点

閲覧する際にはいくつかの注意点があります。簡単なことばかりなので、事前に頭にいれておきましょう。

撮影した写真をその場ですぐに確認できる機器を使う

スマートフォンやデジタルカメラ、タブレット端末など、撮影した写真をその場ですぐに確認できる機器を使います。重要なことなので何度も伝えますが、動画撮影はできません。

収受印、名前、住所は撮影できない

収受印日付や氏名、住所などが記載されている書類はそのままでの撮影はできません。それらを見えないように隠して撮影します。もし覆って撮影することで必要な項目が見えない場合は手書きで書き写すことになるので、注意しましょう。

撮影した写真はその場で署員に確認してもらう

申告書等の内容以外が写り込んだ場合は撮影を立ち会っている税務署員がその写真をその場で確認し、削除もしくは撮り直しを要望されることがあります。確認したい申告書等の内容以外を撮ってしまっても、署員の方が確認して作業の指示を出してくださるのであまり緊張せず、撮影しましょう。

申告書等の内容確認以外で使用しない

当たり前ですが、撮影もしくは書き写した申告書等は内容の確認以外で利用できません。また、写真データをプリントアウトして手元に置いておく場合も人目にあまりさらされない場所に大切に保管しておきましょう。

写真撮影のみで動画撮影はできない

写真のみ撮影できます。動画は「音声が録音されるおそれがあるほか、申告内容等は写真で確認が可能であるため認めない」とこのサービスの規則で決められており、動画撮影はできないことになっています。もし動画撮影しても削除または撮り直しをいわれることになるので気を付けましょう。

コピー(写し)をとることもできない

写真撮影はできますが、コピー(写し)をとることはできません。今回の改正でも災害等の理由で申告書にくわえて帳簿類も紛失・焼失等してしまっている場合以外は写しをもらうことはできません。

どうしても紙媒体での写しが必要で時間もお金もかかってもいいのであれば、開示請求の手続きをおこなう方がいいでしょう。

まとめ

「申告書の控えを失くしてしまった!」「被相続人が残した申告書をみたい!」の緊急事態になっても所定の手続きをとると申告書を確認でき、手書きのメモにくわえて画像ファイルを保管できるのは申告者本人や代行者、相続人に歩み寄りのあるサービスに進化したといえます。もし申告書等の控えが見当たらなくても、あせらず申告書等閲覧サービスを活用しましょう。

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ABOUT US
税理士 友野祐司
税理士法人レガシィ勤務を経て2011年に響き税理士法人に入社、相続税専門の税理士として、横浜を中心に相続税申告のサポートをを行っています。どこよりも、素早い対応を心がけておりますので、少しでも相続税に関して、不安や疑問がありましたらお気軽にご相談ください。